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ISO/FDIS 14001:2015關于文件化信息要求的探討

    樂盈咨詢   分類: ISO14001環境管理體系, 體系認證

本文為BSI中國EMS技術經理葉御珍老師精心撰寫,樂盈為大家轉來以供參考。

ISO/FDIS 14001:2015與ISO 14001:2004版的主要關鍵變化之一是關于環境管理體系【文件和記錄】方面的變化,新版標準在形成文件和記錄方面給了標準采用者更大的自由度,同時對標準的理解和運用方面對采用者也提出了更高的要求。

一、術語定義變化

ISO 14001:2004“文件和記錄”術語定義:

3.4文件:信息及其承載媒體。

備注1:媒體可以是紙張、計算機磁盤、光盤或其他電子媒體、照片或標準樣品或它們的組合。

備注2:摘編自GB/T19000-2000的3.7.2。

3.20記錄:閘明所取得的結果或提供所從事的活動的證據的文件。

備注1:摘編自GB/T19000-2000的3.7.6。

ISO/FDIS 14001:2015“文件化信息”術語定義:

3.3.2文件化的信息:組織(3.1.4)所要求控制和維護的信息及其承載的媒介。

備注1:文件化信息可以是任何形式、媒介和任何來源。

備注2:文件化信息可涉及:

–管理體系(3.1.2),包括相關過程(3.3.5);

–為組織運行控制所建立的信息(可指文件化);

–達成結果的證據(可指記錄)。

二、具體描述措詞、要求變化

從上述對照表可以看出,ISO/FDIS 14001:2015中:

1、不再出現“記錄”這個術語,【文件化信息】代替了【文件和記錄】。

2、不再明確何處應形成文件、何時該形成記錄,所以在按新版標準建立和實施環境管理體系時組織應正確理解標準條款中形成文件化信息的要求,何時是指形成文件,何時是指形成證據,或是同時既應形成文件又要保留證據。

3、文件化的信息中達成結果的證據不僅僅是規范格式的書面表單記錄,其它達成結果的證據也是符合標準要求的,如:實物樣品、影音錄像、圖片、外部信息、錄聲、郵件等,新版標準對于較為形式化的記錄要求明確弱化了。

4、減少了強制性的文件和記錄的要求,組織可以按新版標準的7.5.1b)中的要求建立本組織環境體系運行所需的文件化信息,把更多選擇權給了標準的采用者。

三、以“過程”取代“程序”

ISO/FDIS 14001:2015標準基本上用“過程”取代了原來出現“程序”的要求,僅在8.1的備注中出程序的字眼,或是部分原來要求形成程序的條文新版中根本不提程序或過程,只表述組織應做什么,只要把要做的該做的做好就行,對于過程控制的強制文件化要求相對弱化,體系更加注重運行的績效結果。

另外,術語部分原DIS版標準中的3.30程序的已被刪去,FDIS版只保留了3.3.5過程,故新建立環境管理體系的組織還是可以參考舊版標準建立管理體系文件的通行做法,但這并不是即將在2015年9月發布的IS版所倡導的思想理念。組織按新版建立體系時,可以沒有手冊和任何的程序文件,例如:用一張圖表或文件清單列出整個管理體系的文件,不一定要有一致的文件層次名稱格式,只要文件的具體內容能滿足標準所有條款的要求,這樣的文件化環境管理體系是完全能符合新版標準要求的。

四、總結

ISO/FDIS 14001:2015在環境管理體系【文件和記錄】方面,相對弱化舊版中強制性的較為形式化的文件和記錄的要求,標準更加的靈活務實和注重績效結果,但對運用標準的組織提出了更高的要求,只有對標準理解到位了,組織才能在建立環境管理體系時很好地滿足文件化信息相關條款的要求。

同時對評價體系的審核員也提出了更高的要求,審核員要務實靈活而不能僵化地評價判定環境管理體系特別是文件化信息方面滿足要求的狀況。


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